1. Responsável pelo tratamento e âmbito desta política
Edno dos Santos Braga, pessoa singular
A Soulfork.pt faz sites, automação, marketing digital, integrações e atendimento automatizado. Esta política aplica-se a quem visita o site soulfork.pt, preenche o diagnóstico ou outros formulários, fala connosco por WhatsApp, e-mail ou redes sociais, participa em reuniões ou contrata os nossos serviços. Aplica-se também à aplicação «Atendimento Soulfork.pt», registada na plataforma da Meta, que liga o nosso número de WhatsApp ao sistema de atendimento descrito na secção 6.
Nos dados que recolhemos nos nossos próprios canais, a Soulfork.pt é responsável pelo tratamento: decide para que servem e como são tratados. Nos projetos feitos para clientes, a Soulfork.pt atua normalmente como subcontratante (art. 28.º do RGPD): trata os dados dos clientes finais apenas segundo as instruções do cliente e o contrato assinado com ele.
Esta política segue o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD), a Lei n.º 58/2019, que o executa em Portugal, e a Lei n.º 41/2004, sobre privacidade nas comunicações eletrónicas e cookies.
2. Que dados pessoais tratamos
Tratamos apenas os dados de que precisamos para o que está descrito nesta política: os que nos dá diretamente e os gerados quando conversa connosco.
| Categoria | Exemplos | Origem |
|---|---|---|
| Identificação e contacto | Nome, número de WhatsApp, e-mail (opcional), nome da empresa e localidade. | Diagnóstico, formulário de contacto, WhatsApp, e-mail e reuniões. |
| Respostas do diagnóstico | Fase em que o negócio está, objetivo, canais e ferramentas usados, principal dificuldade e resultado esperado, além da página de origem e da página que o trouxe ao site. | Diagnóstico guiado do site. |
| Dados comerciais | Necessidade, orçamento, histórico de contacto, interesse em serviços, pedidos e informações necessárias para proposta, contrato e faturação. | Conversas, diagnóstico, configurador de orçamento, propostas e contratos. |
| Atendimento pelo WhatsApp | Nome de perfil, número de telefone e identificador do WhatsApp, conteúdo das mensagens que nos envia (texto, áudio, imagem e documento), data e hora, estado de entrega e leitura, e a classificação e o resumo gerados pelo assistente virtual. | O próprio titular, ao escrever para o nosso número. Detalhes na secção 6. |
| Ficheiros do projeto | Logótipo, fotografias, textos e documentos enviados depois de contratar, usados só para executar o projeto. | WhatsApp e e-mail. |
| Dados de clientes finais em projetos | Dados tratados em automações, integrações, CRM, atendimento e relatórios, conforme o âmbito contratado. | Sistemas do cliente e integrações autorizadas por ele (a Soulfork.pt atua como subcontratante). |
3. Para que usamos os dados e com que fundamento legal
Cada tratamento tem uma finalidade definida e um fundamento do art. 6.º, n.º 1, do RGPD, escolhido antes de recolher os dados.
| Finalidade | Exemplos de uso | Fundamento (RGPD) |
|---|---|---|
| Responder a contactos e pedidos | Responder a mensagens enviadas pelo formulário, WhatsApp, e-mail ou redes sociais. | Diligências pré-contratuais a seu pedido (art. 6.º, n.º 1, al. b)). |
| Diagnóstico, proposta e relação comercial | Analisar as respostas do diagnóstico, marcar reuniões, preparar propostas e registar o histórico comercial. | Diligências pré-contratuais e execução do contrato (al. b)). |
| Atendimento pelo WhatsApp com assistente virtual | Responder primeiro pelo assistente virtual, identificar o serviço procurado e o motivo do contacto, resumir a conversa e passar para atendimento humano. | Diligências pré-contratuais a seu pedido (al. b)) e interesse legítimo em organizar e dar prioridade às respostas (al. f)). |
| Prestação dos serviços contratados | Executar sites, automações, integrações, campanhas, relatórios e suporte. | Execução do contrato (al. b)). |
| Faturação e obrigações legais | Emitir faturas, cumprir obrigações fiscais e contabilísticas e responder a autoridades. | Cumprimento de obrigação legal (al. c)). |
| Comunicações comerciais | Enviar novidades e conteúdos sobre os serviços da Soulfork.pt, incluindo mensagens de WhatsApp que não sejam resposta a uma conversa iniciada por si. | Consentimento (al. a)), pedido em separado e nunca pré-assinalado, com opção de recusar em cada mensagem. |
| Segurança e defesa de direitos | Proteger sistemas, prevenir abusos, corrigir erros e guardar prova em caso de litígio. | Interesse legítimo (al. f)). |
Quando o fundamento é o interesse legítimo, pode opor-se a qualquer momento (secção 9). Quando é o consentimento, pode retirá-lo a qualquer momento, sem afetar o tratamento feito antes.
5. Meta, Google e campanhas digitais
A Soulfork.pt pode anunciar no Facebook, no Instagram e no Google. Os anúncios podem levar a uma conversa no nosso WhatsApp; nesse caso, a Meta informa-nos de que a conversa veio de um anúncio, segundo as regras da própria Meta.
Hoje o site não envia à Meta nem à Google dados sobre a sua navegação. Se isso vier a acontecer, será apenas com o seu consentimento na barra de cookies e depois de esta política ser atualizada.
Para saber como estas empresas tratam dados, consulte a Política de Privacidade da Meta e a Política de Privacidade da Google.
6. Atendimento pelo WhatsApp e assistente virtual
O número da Soulfork.pt, +351 931 136 646, usa a WhatsApp Business Platform (Cloud API) da Meta, através da aplicação «Atendimento Soulfork.pt». Funciona assim:
- A Meta entrega as mensagens que nos envia ao nosso sistema de automação (n8n), alojado num servidor privado contratado à Hostinger.
- As mensagens e o registo do contacto ficam guardados na nossa base de dados (Supabase).
- Um assistente virtual com inteligência artificial (modelos Claude, da Anthropic) lê a mensagem, identifica o assunto e responde.
- Quando é preciso, a conversa passa para uma pessoa, que responde através do Chatwoot, uma ferramenta de atendimento instalada no mesmo servidor.
Só tratamos as conversas que nos envia para este número. Não recebemos a sua lista de contactos nem outras conversas suas, e não tratamos conversas de grupo.
O que tratamos quando fala connosco
- Nome de perfil, número de telefone e identificador do WhatsApp.
- O que nos envia: texto, áudio, imagem e documento, com data e hora.
- Estado das mensagens (enviada, entregue, lida), informado pela Meta.
- A classificação e o resumo que o assistente virtual gera a partir da conversa.
Como funciona o assistente virtual
- Na primeira resposta, o assistente apresenta-se como assistente virtual.
- Com base no que escreveu, identifica o serviço de interesse e o motivo do contacto, e resume a conversa.
- Pode pedir para falar com uma pessoa a qualquer momento. A conversa passa também para uma pessoa quando pede orçamento ou reunião, ou quando o assistente não sabe responder.
- Se escrever «apagar os meus dados», «eliminar» ou «remover os meus dados», o assistente deixa de responder nessa conversa e o pedido segue para uma pessoa (secção 10).
O assistente não toma decisões com efeitos jurídicos nem que o afetem de forma significativa: orçamento, proposta e contratação são sempre tratados por uma pessoa (art. 22.º do RGPD). A classificação serve só para organizar as respostas. Se discordar dela, pode pedir revisão por uma pessoa (secção 9).
Alertas internos
Neste momento não enviamos alertas internos sobre conversas. Se os ativarmos, serão enviados por Telegram ao responsável pelo atendimento e conterão apenas o seu nome, o serviço pretendido, o motivo do alerta e um número interno de referência. O conteúdo da conversa nunca é enviado nesses alertas.
Mensagens que não pediu
Só lhe enviamos mensagens por iniciativa nossa (fora da resposta à sua conversa) se tiver dado consentimento para isso. Se não quiser receber mais mensagens nossas, basta dizer-nos ou bloquear o número.
Cuidados
Não envie pelo WhatsApp dados de saúde, dados de crianças ou outros dados sensíveis. Se isso acontecer, o conteúdo é lido pelo assistente virtual como parte da mensagem; eliminamos o que não for necessário para o atendimento.
Para saber como o WhatsApp trata os seus dados, consulte a Política de Privacidade do WhatsApp (Espaço Económico Europeu).
7. Com quem partilhamos dados e transferências internacionais
Só partilhamos dados quando é necessário para as finalidades desta política. Os fornecedores que tratam dados em nosso nome são subcontratantes, vinculados por contrato nos termos do art. 28.º do RGPD. Não vendemos dados pessoais.
- Autoridades: quando a lei, um tribunal ou uma autoridade competente o exigir.
- Consultores profissionais: contabilidade, apoio jurídico e auditoria, sujeitos a dever de sigilo.
- Clientes: quando a Soulfork.pt trata dados em nome de um cliente, segundo o contrato e as instruções dele.
Fornecedores
| Fornecedor | O que faz com os dados | Onde / garantia de transferência |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp Business Platform – Cloud API) | Transporta as mensagens entre si e o nosso número e entrega-as ao nosso sistema. | Meta Platforms Ireland; pode haver transferência para os EUA: Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA (EU-US DPF) e cláusulas contratuais-tipo. |
| Hostinger (servidor privado) | Aloja o n8n (recebe as mensagens, chama o assistente e grava na base de dados) e o Chatwoot (atendimento humano). | Hostinger International Limited. Servidor localizado no Brasil, fora do Espaço Económico Europeu; transferência apoiada em cláusulas contratuais-tipo (art. 46.º do RGPD). |
| Supabase | Base de dados onde ficam as mensagens, o registo do contacto, a classificação e os resumos. | Região de São Paulo (sa-east-1), fora do Espaço Económico Europeu: cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia (art. 46.º do RGPD). |
| Anthropic, PBC (modelos Claude) | Processa as mensagens para gerar a resposta do assistente, classificar o assunto e resumir a conversa. Pelos termos comerciais da Anthropic, o conteúdo enviado pela API não é usado para treinar os modelos. | EUA, fora do Espaço Económico Europeu: cláusulas contratuais-tipo previstas nos termos de tratamento de dados da Anthropic (art. 46.º do RGPD). |
| Google (Google Workspace: Folhas de cálculo e Apps Script) | Recebe e guarda as respostas do diagnóstico numa folha de cálculo da Soulfork.pt. | Google Ireland / Google LLC (EUA): EU-US DPF e cláusulas contratuais-tipo. |
| Telegram (só se os alertas internos forem ativados) | Leva ao responsável pelo atendimento um alerta com nome, serviço, motivo e número interno, sem o conteúdo da conversa. | Servidores fora do Espaço Económico Europeu. Só será ativado com garantias de transferência adequadas (art. 46.º do RGPD). |
Sempre que dados saem do Espaço Económico Europeu, a transferência apoia-se numa decisão de adequação da Comissão Europeia (como o EU-US Data Privacy Framework, para empresas certificadas) ou em cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão, com as medidas complementares necessárias (art. 45.º e 46.º do RGPD). Pode pedir-nos cópia ou informação sobre estas garantias pelo contacto da secção 13.
8. Durante quanto tempo guardamos os dados e como os protegemos
Guardamos os dados só durante o tempo necessário para cada finalidade. Findo o prazo, são eliminados ou anonimizados.
- Quem não se tornou cliente (diagnóstico, contactos, conversas de WhatsApp e registo na base de dados): até 6 meses depois do último contacto.
- Clientes: durante o contrato e, depois dele, pelo prazo legal de conservação de documentos fiscais e contabilísticos em Portugal (10 anos). Findo o contrato, guardamos apenas o que a lei obriga a guardar.
- Consentimento de cookies: até o apagar no navegador.
- Registo de pedidos de exercício de direitos: 3 anos, para comprovar a resposta.
A eliminação no fim de cada prazo é da responsabilidade de Edno Braga (secção 13). Pode pedir a eliminação antes disso (secção 10).
Medidas de segurança
Adotamos medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco (art. 32.º do RGPD): controlo de acessos, palavras-passe fortes e autenticação em dois passos onde disponível, gestão de permissões, cópias de segurança e registo de atividade.
Se ocorrer uma violação de dados pessoais com risco para os titulares, notificamos a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) no prazo de 72 horas após dela termos conhecimento e, se o risco for elevado, informamos os titulares afetados sem demora injustificada (art. 33.º e 34.º do RGPD).
9. Os seus direitos
Nos termos do RGPD (art. 15.º a 22.º), pode pedir à Soulfork.pt, a qualquer momento:
- acesso aos dados que temos sobre si e uma cópia deles;
- retificação de dados inexatos ou incompletos;
- eliminação dos dados, quando já não forem necessários ou não houver fundamento para os manter;
- limitação do tratamento, por exemplo enquanto verificamos uma contestação;
- portabilidade dos dados que nos deu, num formato estruturado e de uso corrente;
- oposição ao tratamento baseado em interesse legítimo e, sempre, a comunicações de marketing;
- retirar o consentimento, sem afetar o tratamento feito antes;
- não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas com efeitos significativos e pedir revisão humana da classificação feita pelo assistente virtual (secção 6).
Os pedidos são gratuitos e respondidos no prazo máximo de um mês (art. 12.º do RGPD). Podemos pedir informação adicional apenas para confirmar a sua identidade. Quando a Soulfork.pt atuar como subcontratante de um cliente, encaminhamos o pedido ao responsável pelo tratamento e ajudamo-lo a responder.
Tem ainda o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), a autoridade de controlo em Portugal: www.cnpd.pt.
10. Eliminação de dados
Estas são as instruções para pedir a eliminação dos seus dados pessoais tratados pela Soulfork.pt, incluindo os recebidos através do WhatsApp e da aplicação «Atendimento Soulfork.pt» na plataforma da Meta.
Como pedir
- Escreva para o nosso WhatsApp, +351 931 136 646, a mensagem «apagar os meus dados» (também aceitamos «eliminar» ou «remover os meus dados»). O assistente virtual deixa de responder e o pedido segue para uma pessoa; ou
- Envie um e-mail para [email protected] com o assunto «Eliminar os meus dados», indicando o seu nome e o número de WhatsApp ou o e-mail que usou para falar connosco.
Confirmamos a receção. Se precisarmos de confirmar que o pedido é seu, pedimos apenas o necessário para isso.
O que é eliminado
- As mensagens e o registo do contacto na nossa base de dados, com as classificações e os resumos gerados pelo assistente virtual.
- As conversas no sistema de atendimento humano (Chatwoot) e os registos no sistema de automação (n8n).
- As suas respostas ao diagnóstico na folha de cálculo.
- Os alertas internos, se existirem.
O que pode ser mantido
- Dados que a lei obriga a guardar, como faturas e documentos contabilísticos, pelo prazo da secção 8.
- Dados necessários para a defesa num litígio em curso ou previsível.
- Um registo mínimo do próprio pedido (quem pediu, quando e o que foi feito), para comprovar a resposta e não voltar a contactá-lo.
Não controlamos cópias fora dos nossos sistemas: a conversa continua no seu próprio WhatsApp até a apagar.
Prazo
Tratamos o pedido no prazo de 30 dias (prazo legal de um mês, art. 12.º do RGPD) e informamo-lo do que foi eliminado e, se algo tiver sido mantido, do motivo.
Do seu lado
No WhatsApp, pode bloquear o nosso número ou apagar a conversa na sua aplicação. Isso remove só a sua cópia; para eliminar a nossa, faça o pedido acima.
11. Menores e dados sensíveis
Os canais da Soulfork.pt destinam-se a empresas, profissionais e adultos interessados nos nossos serviços, não a menores. Não recolhemos intencionalmente dados de menores.
Em projetos para clínicas, consultórios ou negócios de saúde, a Soulfork.pt só trata dados de pacientes dentro do âmbito contratado, como subcontratante e segundo as instruções do cliente, com medidas de segurança reforçadas. Dados de saúde são categorias especiais de dados (art. 9.º do RGPD) e não são usados em anúncios, públicos personalizados ou pixels.
12. Atualizações desta política
Esta política pode ser atualizada quando mudarem os serviços, as ferramentas, a lei ou as orientações da CNPD. A versão em vigor está sempre nesta página, com a data da última atualização. Se a mudança for relevante para quem já nos deu dados, avisamos por e-mail ou WhatsApp.
13. Contacto sobre privacidade e reclamação
Para exercer os seus direitos, tirar dúvidas, deixar de receber mensagens ou comunicar um incidente, contacte-nos pelos canais abaixo. A Soulfork.pt não está obrigada a designar um encarregado de proteção de dados (art. 37.º do RGPD); o ponto de contacto para privacidade é Edno Braga.
Os pedidos são respondidos no prazo de 30 dias, dentro do prazo legal de um mês.
Se considerar que os seus direitos não foram respeitados, pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt.